To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Wat is de impact van de GDPR op de sociale verkiezingen?

09/20/2019

De GDPR is op 26 mei 2018 in werking getreden. Deze Europese verordening regelt het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens binnen de Europese Unie.

Aangezien u tijdens de sociale verkiezingen de persoonsgegevens van uw werknemers zal verwerken, moet u bij de sociale verkiezingen van 2020[1] voor het eerst ook de bepalingen van de GDPR naleven.

Hierna vindt u een overzicht van de belangrijkste GDPR regels waarmee u en de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) tijdens de sociale verkiezingen rekening moeten houden.

De verwerking van persoonsgegevens tijdens de sociale verkiezingen in uw onderneming

De GDPR-regelgeving is van toepassing op alle Europese ondernemingen. U moet dan ook uw verwerkingsregister[2] aanvullen met de procedure van de sociale verkiezingen.

De wet op de sociale verkiezingen voorziet in verplichte minimale bewaartermijnen voor de berichten en gegevens die tijdens de sociale verkiezingen worden aangeplakt of ter beschikking gesteld.

In de onderstaande tabel vindt u een overzicht van de wettelijke minimale bewaartermijnen van de gegevens die u tijdens de sociale verkiezingen verwerkt.

U kan eventueel in langere bewaartermijnen voorzien, maar dan moet u die bewaartermijn motiveren. Zodra u een bepaalde bewaartermijn in uw verwerkingsregister hebt opgenomen, moet u zich aan die termijnen houden.

Persoonsgegevens
(Document/ procedurestap)

Minimale bewaartermijn

Houders van leidinggevende of kaderfunctie (Bericht op dag X-60)

25 dagen na de verkiezingen, tenzij er een beroep wordt ingesteld.

Houders van een kaderfunctie (Bericht op dag X-35)

25 dagen na de verkiezingen, tenzij er een beroep wordt ingesteld.

Houders van leidinggevende functie (Bericht op dag X-35)

Tot de volgende sociale verkiezingen.

Houders van leidinggevende of kaderfunctie / Kiezerslijsten / Verantwoordelijke uitdelen oproepingsbrieven (Bericht op dag X: de aanplakking van de verkiezingsdatum)

Tot 84 dagen na de verkiezingen.

Kandidatenlijsten/getuigenlijst/klachten tegen en wijzigingen van kandidatenlijsten (tussen dagen X+35 – X+76)

Tot 84 dagen na de verkiezingen.

Samenstelling stembureau en indeling kiezers (dag X+60)

Tot 84 dagen na de verkiezingen.

Lijsten bewijs versturen oproepingsbrief (dag X+80)

25 dagen na de verkiezingen, tenzij er een beroep wordt ingesteld.

Lijsten aanwezigheden stembureau / stemming per brief (dag Y: de dag van de verkiezingen)

25 dagen na de verkiezingen, tenzij er een beroep wordt ingesteld.

Stembiljetten, omslagen stemming per brief ( dag Y)

25 dagen na de verkiezingen, tenzij er een beroep wordt ingesteld.

Processen-verbaal (dagen X+79 & Y)

Hele legislatuur van de organen die na de sociale verkiezingen van 2020 worden geïnstalleerd.

De verwerking van persoonsgegevens tijdens de sociale verkiezingen door de FOD WASO

Niet alleen u verwerkt persoonsgegevens tijdens de organisatie van de sociale verkiezingen. Ook de FOD WASO verwerkt die gegevens. De GDPR is ook op de FOD van toepassing.

De FOD WASO heeft haar procedures in overeenstemming gebracht met de GDPR. De procedures waarbij er persoonsgegevens verwerkt of ontvangen worden, heeft de FOD opgenomen in haar verwerkingsregister.

In de onderstaande tabel vindt u ter informatie een overzicht van de bewaartermijnen van de gegevens die de FOD tijdens de sociale verkiezingen verwerkt.

Document/procedurestap

Persoonsgegevens

Bewaartermijn

Bericht dag X-60

  • Lijst van de leden van het leidinggevend personeel (naam en voornaam)
  • Lijst van de kaderleden (naam en voornaam)

1 legislatuur (de gegevens worden vernietigd na de sociale verkiezingen van 2024)

Bericht dag X-35

  • Lijst van de leden van het leidinggevend personeel (naam en voornaam)
  • Lijst van de kaderleden (naam en voornaam)

2 legislaturen

(de gegevens worden vernietigd na de sociale verkiezingen van 2028)

Bericht dag X: aanplakking van de verkiezingsdatum

  • Lijst van de leden van het leidinggevend personeel (naam en voornaam)
  • Lijst van de kaderleden (naam en voornaam)
  • Kiezerslijsten (naam, voornaam, geboortedatum, datum indiensttreding en dienst waar de werknemer is tewerkgesteld)
  • Verantwoordelijke uitdelen oproepingsbrieven (naam, voornaam)

1 legislatuur

Kandidatenlijsten / Aanpassingen lijsten en vervangingen

(tussen X+35 tot X+76)

  • Kandidatenlijst per representatieve organisatie (naam, voornaam, geslacht)
  • Mandataris per representatieve organisatie (naam, voornaam, email, adres)

1 legislatuur

Klachten tegen kandidatenlijsten

(dag X+48)

  • Naam en voornaam die de klacht uit

1 legislatuur

Getuigenlijst

(dag X+70)

  • Lijst met getuigen bij de verkiezingen (naam, voornaam)
  • Mandataris per representatieve organisatie (naam, voornaam, email, adres)

1 legislatuur

Processen-verbaal

(dagen X+79 & Y)

  • Kandidaten en verkozenen per representatieve organisatie (naam, voornaam, geslacht)
  • Leden van het stembureau (naam, voornaam)
  • Lijst met getuigen bij de verkiezingen (naam, voornaam)

2 legislaturen

Webapplicatie

  • Persoon belast met de organisatie van de sociale verkiezingen in de onderneming (naam, voornaam, e-mailadres)

1 legislatuur

Hebt u nog bijkomende vragen over de sociale verkiezingen?

Als u nog verdere vragen over de sociale verkiezingen hebt, kan u steeds uw Legal advisor contacteren.

Op onze website over de sociale verkiezingen kan u bovendien uw vragen stellen aan Electa onze assistent tijdens de sociale verkiezingen.

 


[1] Opgelet, de pre-electorale procedure vangt al in december 2019 aan.

[2] U vindt hierover meer informatie in ons dossier "Privacy" onder Sociaal/Dossiers.

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 09/20/2019