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> Enregistrement des présences> Sur les chantiers / Checkinatwork

Comment les présences sont-elles enregistrées ?

Comment enregistrer concrètement les présences ?

Les présences sont enregistrées :

  • par le biais d'un système électronique d'enregistrement de présence (dénommé "système d'enregistrement").
  • OU par l'utilisation ou la mise à disposition de leurs sous-traitants d'une autre méthode d'enregistrement automatique, pour autant que cet appareil permette un enregistrement distant et préalable et offre des garanties équivalentes à celles du système d'enregistrement. L'enregistrement doit bien entendu comprendre les mêmes données que celles qui sont enregistrées par le système d'enregistrement (voyez la question suivante) et la provenance de ces données doit pouvoir être retracée. Par ailleurs, la preuve doit être fournie que les personnes qui se présentent sur le chantier sont effectivement enregistrées.

Nous détaillons ci-dessous le système électronique d’enregistrement de présence. Celui-ci comprend :

  • une base de données ‘checkinatwork’ ;
  • un appareil d’enregistrement ;
  • un moyen d’enregistrement.
La base de données checkinatwork

Cette base de données est gérée par l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS)[1], qui rassemble les données en vue de leur exploitation et de leur contrôle. Cette base de données permet un enregistrement instantané ou anticipatif. Les données sont conservées pendant 7 ans.

L’appareil d’enregistrement

Il s’agit de l'appareil dans lequel les données peuvent être enregistrées et qui permet d'envoyer ces données à la base de données checkinatwork par voie électronique. Concrètement, l'enregistrement peut être effectué de 4 manières :

  • Via un desktop sur le site-portail de la sécurité sociale (checkin@work). Il s'agit alors d'un enregistrement à distance. Il est possible d'effectuer l'enregistrement pour plusieurs jours (maximum 35 jours à l'avance) et pour plusieurs travailleurs.
  • Via la téléphonie mobile (smartphone). Il s'agit d'un enregistrement sur le lieu de travail et pour le jour-même.
  • Via gateway. Il s'agit d'un enregistrement sur le lieu de travail. Un guichet doit alors être mis en place à l'entrée du lieu de travail et l'entrepreneur responsable de l'enregistrement doit initialiser l'application avant le début des prestations et veiller à ce que toutes les personnes concernées s'enregistrent.  
  • Via webservice, étant la communication entre deux applications. Cette méthode peut être utilisée à distance ou sur le lieu de travail. Elle permet le transfert des données d'un système propre (outil de planification, track and trace, badge, …), et évite donc une charge de travail supplémentaire.

Vous trouvez un manuel d’emploi et des vidéos explicatives au sujet de ces moyens d’enregistrement sur le site-portail de l’ONSS.

Le moyen d'enregistrement

Le moyen d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail permet l'identification de son titulaire. Il peut également permettre l'identification du lieu de travail. Il facilite en effet la récupération de tout ou partie des données à enregistrer. Il doit offrir une protection suffisante contre la falsification.

Il s'agit :

  • de la carte d'identité électronique délivrée par les autorités belges ;
  • de la carte de séjour électronique délivrée par les autorités belges ;
  • d'un autre moyen d'identification accepté par l'ONSS pour permettre l'enregistrement des présences (par exemple, le smartphone) ;
  • d'un accusé de réception Limosa 1 (numéro L1 ou code QR document Limosa 1)[2].

Remarque pour les employeurs des secteurs de la construction et du métal : tous les ouvriers du secteur de la construction et de celui des constructions métalliques doivent porter respectivement un Construbadge ou un Metalbadge. Bien que ces badges visent, en premier lieu, une identification visuelle sur le chantier, ils peuvent également être utilisés pour l'enregistrement des présences. L'utilisation de ces badges peut en effet être intégrée dans les systèmes électroniques que les entreprises peuvent utiliser pour l'enregistrement des présences[3].

L'appareil communique exclusivement via un canal d'accès sécurisé par les procédures d'identification et d'authentification de l'ONSS. Il doit garantir la non-falsification des données et la sécurité des informations collectées.

Après l'enregistrement, l'ONSS communique un accusé de réception vers l'appareil d'enregistrement, si celui-ci le permet.

Quel que soit le canal d'enregistrement utilisé, des contrôles uniformes seront effectués et toutes les données seront centralisées dans une même banque de données checkin@work.

Procédure d'urgence

Une procédure d'urgence est par ailleurs en cours d'élaboration auprès de l'ONSS pour les cas imprévisibles (remplacement de dernière minute, cas d'urgence, …). Plus d'informations suivront dans ses prochaines "Instructions à l'attention des employeurs".

Des questions ?

Si vous avez des questions concernant les différentes techniques d'enregistrement, vous pouvez contacter le Centre de contact Eranova de l'ONSS au n° de téléphone : 02 511 51 51 ou par mail à l'adresse : centredecontact@eranova.be.

Des FAQ sont par ailleurs disponibles sur le site-portail de la sécurité sociale (Travailler avec des contractants).

 


[1] Bien que la base de données soit gérée par l'ONSS, le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale est le responsable du traitement de ces données à caractère personnel au regard de la réglementation sur le respect de la vie privée.

[2] La déclaration Limosa à l'ONSS est en principe obligatoire pour tout travailleur normalement occupé à l’étranger ou qui y a été engagé mais qui est temporairement ou partiellement amené à travailler en Belgique. Pour plus d'infos, consultez notre fiche "Limosa".

[3] L'employeur devra s'assurer que le fournisseur de son dispositif d'enregistrement soit accrédité auprès de l'ONSS. Il devra également veiller à ce que ce fournisseur ait conclu un accord avec le Fonds de sécurité d'existence concerné concernant l'utilisation du badge (notamment par rapport au respect de la vie privée).

Secrétariat Social Securex - Legal 09/01/2021