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> Télétravailleurs> 3. Télétravail et coronavirus

Coronavirus et télétravail : déclaration mensuelle à l’ONSS

Afin de rendre possible le contrôle de l’obligation de télétravail, vous devrez informer l’ONSS tous les mois au sujet :

  • Du nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entrepriseet
  • Du nombre de personnes qui occupent une fonction qui ne se prête pas au télétravail

via l’outil que l’ONSS met à disposition à cette fin.

Cette décision fait suite au Comité de concertation du 17 novembre 2021.

Qui est concerné ?

Tous les employeurs des secteurs privé et public sont concernées. La mesure s’applique donc également aux employeurs dont les travailleurs ne télétravaillent pas.

Il existe néanmoins une exception pour les employeurs suivants, qui ne doivent donc pas introduire de déclaration :

Qui est employeur dans le secteurs des soins de santé?

Les employeurs dans le secteur des soins de santé, tels que définis à l'article 40 de la loi du 20 décembre 2020, ne doivent pas introduire de déclaration. Il s’agit des employeurs suivants :

  • Les employeurs des services de soins, d'accueil et d'assistance aux personnes, aux personnes âgées, aux mineurs, aux personnes moins valides et aux personnes vulnérables, dont les victimes de violences intra-familiales, publics ou privés.
  • Pour le secteur privé, ces services ou organisations appartiennent aux commissions paritaires suivantes:
    • 318 Commission paritaire pour les services des aides familiales et des aides seniors
    • 319 Commission paritaire des établissements et services d'éducation et d'hébergement
    • 330 Commission paritaire des établissements et des services de santé
    • 331 Commission paritaire pour le secteur flamand de l'aide sociale et des soins de santé
    • 332 Commission paritaire pour le secteur francophone et germanophone de l'aide sociale et des soins de santé
    • 322 Commission paritaire pour le travail intérimaire et les entreprises agréées fournissant des travaux ou services de proximité, pour autant que le travailleur intérimaire soit occupé chez un utilisateur ressortissant à une des commissions paritaires susmentionnées
  • Les établissements ou services publics dont le code NACE est 86101, 86102, 86103, 86104, 86109, 86210, 86901, 86903, 86904, 86905, 86906, 86909, 87101, 87109, 87201, 87202, 87203, 87204, 87205, 87209, 87301, 87302, 87303, 87304, 87309, 87901, 87902, 87909, 88101, 88102, 88103, 88104, 88109, 88911, 88912, 88919, 88991, 88992, 88993, 88994, 88996 et 88999.
  • Les établissements ou les services privés et publics qui sont chargés de l'exploitation des centres de vaccination dans le cadre de la lutte contre le coronavirus COVID-19, et ce pour toutes les activités qui sont liées à l'exploitation d'un centre de vaccination.

Quelles données doivent être communiquées ?

Vous devez envoyer les infos suivantes à l’ONSS :

  • Le nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entreprise(chiffre) au cours du mois que vous enregistrez. Les travailleurs intérimaires et les travailleurs de sous-traitants habituellement présents dans l’établissement sont donc aussi concernés. Vous devez également tenir compte des travailleurs en crédit-temps et des travailleurs en maladie de longue durée.
  • S’il ne s’agit pas de travailleurs, l’ONSS clarifie dans ses FAQ que les personnes doivent être présentes de manière structurelle. Cela signifie que ces personnes doivent effectivement prester un mois dans votre entreprise. Si les personnes prestent à différents endroits pendant ce mois, c’est leur employeur qui doit les reprendre dans sa déclaration.
  • Par conséquent, le personnel des tiers qui n’est présent que de manière ponctuelle chez vous, comme le personnel de nettoyage ou d’entretien, ne doit pas être mentionné dans votre déclaration.
  • Le nombre de personnes (chiffre) qui occupent une fonction qui ne se prête pas au télétravail. Ici vous trouverez un modèle d’attestation si la fonction de ces personnes ne permet pas le télétravail.
    • Vous ne devez pas tenir compte des personnes qui ne télétravaillent qu’en partie. Elles sont considérées comme des personnes dont la fonction est compatible avec le télétravail ;
    • Vous devez aussi tenir compte des personnes avec lesquelles vous n’êtes pas lié par un contrat de travail, mais auxquelles vous avez régulièrement recours (intérimaires, …) et dont la fonction ne se prête pas au télétravail.

Aucun nom n’est à renseigner, seul un chiffre est à donner. Vous ne devrez donc qu’indiquer des nombres.

Exemple : vous occupez 10 ouvriers et 10 employés, et seuls les employés peuvent télétravailler. Par ailleurs, deux personnes externes qui ne peuvent pas faire du télétravail, sont quotidiennement présentes dans votre établissement. Vous devez communiquer :

  • Le nombre de personnes habituellement présentes au sein de votre entreprise : 22
  • Le nombre de travailleurs dont la fonction ne permet pas le télétravail : 12

Que faire s’il y a plusieurs unités d’établissement ?

Il faut remplir un formulaire par unité d’établissement. Plusieurs personnes peuvent avoir accès à l’outil et y compléter les données pour l’unité d’établissement dont elles sont responsables.

Cette tâche peut aussi être dévolue à une seule personne. Vous trouverez le numéro de l’unité d’établissement à introduire sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Votre entreprise a-t-elle plus de 20 unités d’établissement ? Alors, vous pouvez introduire les données demandées relatives à toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier Excel structuré.

Où trouver le formulaire de l’ONSS?

Le formulaire disponible sur le site de l’ONSS

Un mandataire de l’entreprise doit se connecter avec l’e-ID ou Itsme pour enregistrer les données de votre entreprise. Pour ce faire, votre entreprise doit être connue dans CSAM. Votre entreprise n'est pas encore connue dans CSAM ou une personne sans droits d'accès fera la déclaration? Il est alors possible de se connecter comme citoyen et d’indiquer que l'on intervient en tant que représentant de l'entreprise. L'entreprise recevra toujours une confirmation de la déclaration.

L’ONSS a mis des FAQ sur son site pour vous aider.

Quand faut-il procéder à l’enregistrement ?

Les données demandées doivent être complétées au maximum une fois par mois.

Une déclaration pour les mois de novembre et décembre 2021

Pour la première déclaration, vous devez informer l’ONSS de la situation dans votre entreprise au 24 novembre 2021. Vous devez introduire les données dans l’outil de l’ONSS entre le 24 novembre et le 30 novembre 2021. Cette déclaration couvrira la période jusqu’au 31 décembre 2021.

Que faire à partir de janvier 2022 ?

A partir du mois de janvier 2022, vous devrez vérifier tous les mois l’état des lieux dans votre entreprise au premier jour ouvrable du mois. L’enregistrement mensuel doit être effectué au plus tard le sixième jour civil du mois :

  • Vous devez enregistrer les données pour le mois de janvier 2022 au plus tard le jeudi 6 janvier 2022;
  • Vous devez enregistrer les données pour le mois de février 2022 au plus tard le dimanche 6 février2022 ;
  • Vous devez enregistrer les données pour le mois de mars 2022 au plus tard le dimanche 6 mars 2022.

Attention ! Les adaptations en cours de mois ne sont pas requises. Par ailleurs, si la situation au premier jour du mois reste inchangée par rapport à votre dernière déclaration, vous ne devrez pas effectuer une nouvelle pour le mois en question.

Quel est le but de l’outil ?

Cet outil est destiné à faciliter les contrôles relatifs au respect du télétravail. Si les services d’inspection constatent que la situation sur le lieu de travail ne correspond pas aux données communiquées à l’ONSS, vous ne serez pas sanctionné pour ce simple fait.

L’inspection portera donc sur le respect, par votre entreprise, du télétravail obligatoire. Si vous ne le respectez pas, vous risquez une sanction de niveau 2 Cette sanction peut également s'appliquer si vous ne faites pas la déclaration à temps.

Exemple : vous avez communiqué :

  • Le nombre de personnes de votre entreprise : 20 (10 employés et 10 ouvriers)
  • Le nombre de personnes dont la fonction ne permet pas le télétravail : 10 (ouvriers)

Or, le jour de l’inspection, 2 employés sont dans vos locaux. Vous devrez pouvoir expliquer les motifs de leur présence, et ces motifs devront être légitimes (par exemple, l’accueil d’un nouveau travailleur, le remplacement d’un ordinateur portable défectueux, …). 

S’il s’agit de travailleurs qui sont présents dans le cadre de leur «moment de retour », vous devez leur fournir une attestation.

Vous avez tout intérêt, cependant, à ce que la situation sur le lieu de travail corresponde le plus possible à ce que vous avez communiqué à l’ONSS.

Que fait Securex pour vous?

C’est à vous qu’incombe la tâche de vous enregistrer.  Nos Legal Advisors Securex sont cependant à votre disposition pour répondre aux questions que vous auriez encore, et pour vous conseiller en matière de télétravail obligatoire. Vous pouvez les contacter via myHR@securex.be.

 

Secrétariat Social Securex - Legal 12/26/2021