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Enregistrement du temps de travail : à quoi faut-il prêter attention ?

07/27/2018

Il se peut qu’en tant qu’employeur, vous vouliez introduire un système d’enregistrement du temps de travail de vos travailleurs pour contrôler les congés, les heures supplémentaires ou encore, les changements d’équipe, ou que vous vouliez introduire un tel système pour appliquer un régime d’horaires flottants. À quoi devez-vous prêter attention ?

Information et coopération avec le conseil d’entreprise

Le conseil d’entreprise doit être informé de l’introduction d’un système d’enregistrement du temps de travail parce que l’introduction de nouvelles technologies dans l’entreprise a une influence sur l’organisation du travail.

La CCT n° 39 concernant l’information et la coopération sur les conséquences sociales de l’introduction des nouvelles technologies règle la procédure d’information et de coopération sur les conséquences sociales de l’introduction de telles technologies.

Dès que l’employeur envisage d’investir dans une nouvelle technologie qui a des conséquences collectives importantes en ce qui concerne l’emploi, l’organisation du travail ou les conditions de travail, il est tenu, au plus tard 3 mois avant son introduction de :

  • fournir des informations sur la nature de cette nouvelle technologie, sur les facteurs qui justifient son introduction ainsi que sur la nature des conséquences sociales qu’elle entraîne ;
  • organiser une concertation avec les représentants des travailleurs sur les conséquences sociales de l’introduction de cette technologie.

Les entreprises qui occupent habituellement au moins 50 travailleurs pendant l’année calendrier qui précède la période où les informations doivent être communiquées, sont contraintes de se conformer à cette obligation.

Mention obligatoire dans le règlement de travail

La mesure et le contrôle du travail, par exemple via l’enregistrement du temps de travail au moyen d’une pointeuse, doivent être mentionnés au règlement de travail. Pour ce faire, l’employeur est tenu de suivre la procédure relative à l’établissement et à la modification du règlement de travail.

Obligations relatives au traitement de données à caractère personnel

Les données sur vos travailleurs collectées dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail sont également des données à caractère personnel au sens du Règlement général sur la protection des données (ou RGPD).

Fondement juridique

L’employeur pourra invoquer l’obligation légale et le contrat de travail comme fondement juridique en vue de l’introduction du système d’enregistrement du temps de travail. Diverses réglementations, par exemple la réglementation concernant les horaires flottants, contraignent l’employeur à introduire un système d’enregistrement du temps de travail. La réglementation concernant la durée du travail peut également expliquer l’introduction d’un tel système.

Finalité et proportionnalité

Il convient également, lors de l’introduction du système d’enregistrement du temps de travail, de respecter les principes généraux de protection des données. Un motif spécifique doit être donné, mais il faut aussi que l’introduction du système soit proportionnée.

L’Autorité de protection des données, l’ancienne Commission de la protection de la vie privée, considère ainsi que, bien que la biométrie permette de lutter contre la fraude à la gestion des temps de travail, il convient de procéder à une analyse en vue d’évaluer la nature et l’importance particulière de la fraude pour l’entreprise au regard des mesures biométriques. Le risque de fraude est, par exemple, moins important pour une plus petite entreprise[1].

Transparence : obligation d’information

L’employeur devra dès lors informer les travailleurs de la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées via ce système d’enregistrement du temps de travail.

Si une politique de confidentialité est déjà en vigueur dans l’entreprise, celle-ci pourrait être complétée par des dispositions relatives au traitement de données à caractère personnel dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail, mais les travailleurs peuvent également en être informés au moyen d’une communication individuelle. Le plus important est que l’employeur fournisse des informations aux travailleurs.

Pour de plus amples informations à ce sujet, consultez notre fiche relative au traitement de données à caractère personnel, et plus particulièrement la question relative à l'obligation d’information.

Consignation du traitement dans le registre des données

Le traitement des données relatives à l’enregistrement du temps de travail devrait également être consigné dans le registre des données. Il peut l’être en tant que traitement distinct ou en tant que traitement complémentaire au traitement effectué dans le cadre de l’administration des salaires ou de la gestion du personnel, en fonction de la raison pour laquelle l’employeur a introduit l’enregistrement du temps de travail.

Pour de plus amples informations à ce sujet, consultez notre fiche relative au traitement de données à caractère personne, et plus particulièrement la question relative au registre des données.

 


[1] Avis n° 17/2008 de la Commission de la protection de la vie privée (actuelle Autorité de protection des données) du 9 avril 2008.

Secrétariat Social Securex - Legal 07/27/2018