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Le RGPD et la géolocalisation : vous voulez vous assurer que votre travailleur ne fait pas la sieste en chemin ?

11/23/2017

En tant qu’employeur, vous aimeriez exercer un contrôle plus important de votre travailleur lorsqu’il est sur la route. Un système de localisation par GPS ou système de géolocalisation est par ailleurs vite installé. Ces systèmes permettent de suivre tant les travailleurs que les véhicules. Mais attention, ce n’est pas aussi simple, vous devez garantir une protection suffisante de la vie privée de votre travailleur.

Utilisez notre schéma !

Le schéma suivant vous aidera à mettre en place un système de géolocalisation dans votre entreprise ou à vous assurer que vous respectez l’ensemble des dispositions de la réglementation belge actuelle en matière de protection de la vie privée, ainsi que celles du Règlement général sur la protection des données (ci-après, le RGPD).

 

Directives actuelles

Impact du RGPD

À QUELLES CONDITIONS un employeur peut-il introduire un système de géolocalisation ?

Légalement, l’employeur est autorisé à installer un système de géolocalisation pour défendre ses propres intérêts légitimes ou ceux des tiers à qui les données sont communiquées.

Le système de géolocalisation peut être installé uniquement si le travailleur concerné a donné son consentement explicite et informé à cet effet.

Ce consentement est régi de manière encore plus stricte par le RGPD.

Le consentement doit en effet être informé, univoque, libre, spécifique et personnel. L’intervention active d’un travailleur informé, telle qu’une signature, est donc requise pour que le consentement soit valable.

L’employeur est, quant à lui, tenu de communiquer préalablement les informations suivantes :

  • l’identité du travailleur contrôlé ;
  • l’étendue du contrôle ;
  • la nature des abus pouvant donner lieu au contrôle ;
  • la durée des contrôles ;
  • la procédure qui sera suivie après le contrôle ;
  • les finalités du contrôle.

Le RGPD y ajoute d’autres informations à communiquer également :

  • le fondement légal qui sous-tend le traitement des données ;
  • les données traitées ;
  • l’envoi éventuel des données en dehors de l’UE ;
  • les droits du travailleur : e.a. le droit d’accès, le droit de déposer une plainte auprès de la commission de la vie privée, le droit de limiter le traitement des données…

FINALITÉ de la géolocalisation

La commission pour la protection de la vie privée admet les finalités suivantes comme légitimes.

 

  • la sécurité du travailleur ;
  • la protection du véhicule de service ;
  • la satisfaction des besoins professionnels de transport et de logistique ;
  • la surveillance du personnel en vue de contrôler l’utilisation professionnelle du véhicule de service et la bonne exécution du régime de travail.

 

PROPORTIONNALITÉ

La géolocalisation ne peut être excessive au regard de la finalité poursuivie.

Toute ingérence dans la vie privée du travailleur doit être pertinente et réduite à un minimum !

Géolocalisation interrompue :

Un contrôle permanent et systématique est en principe disproportionné  Dans le cadre de la gestion des déplacements professionnels des travailleurs, il est éventuellement permis de procéder à des contrôles tout au long de la journée de travail, sans que ce contrôle puisse être continu[1].

Un contrôle ciblé du travailleur n’est possible qu’en présence d’indices laissant présumer un abus de la part du travailleur. Tout contrôle en dehors des heures de travail est évidemment proscrit !

Recherche d’alternatives :

L’employeur doit vérifier si la finalité poursuivie ne peut être atteinte d’une autre manière, moins intrusive.

TRANSPARENCE

Procédure d’information

Les organes de concertation doivent être informés et marquer leur accord préalablement à la géolocalisation et lors de sa mise en place.

DOCUMENTATION

Pas nouveau, mais différent

Les règles et modalités doivent être mentionnées dans un règlement spécifique qui peut être annexé au règlement de travail ou à la car policy.

 

La déclaration à la commission 'vie privée' est remplacée par la consignation des traitements dans un registre de données.

Utilisez les outils Securex !

Securex vous propose un outil afin de définir clairement et explicitement la (les) finalité(s) poursuivie(s) dans votre entreprise, à savoir un règlement relatif à la géolocalisation que vous pouvez annexer à votre règlement de travail ou à votre car policy. Si vous disposez déjà d’un tel règlement, votre Legal advisor peut s’assurer qu’il est conforme aux dispositions légales.

Nous avons également élaboré pour vous un modèle de politique de confidentialité qui vous permettra de satisfaire d’emblée et totalement à votre obligation d’information. Celui-ci sera disponible prochainement sur notre e-Shop. Vous recevrez en plus un registre de données gratuit qui vous permettra de faire d’une pierre deux coups et de satisfaire également à votre obligation générale de documentation !

Envie d’en savoir plus ?

Étant donné que le RGPD entrera prochainement[2] en vigueur, il importe de savoir quel impact il aura sur les traitements de données à caractère personnel dans votre entreprise Vous traitez en effet quotidiennement des données à caractère personnel concernant vos travailleurs.

Securex propose une formation avancée sur le nouveau Règlement sur la protection des données, qui aborde les changements précis et la manière dont vous pouvez satisfaire aux obligations qui vous incombent en tant qu’employeur. Vous pouvez vous inscrire et consulter le programme via notre calendrier de formations (filtre par thème sur Social/Legal).

 


[1] La solution idéale serait être que le travailleur puisse activer et désactiver le système selon les besoins de sa localisation (par exemple, à l’arrivée et au départ de chaque endroit où il doit se rendre). Le système doit dans tous les cas pouvoir être désactivé lorsque le véhicule est utilisé en dehors des heures de travail.

[2] Le 25 mai 2018, soit dans quelques mois seulement !

Secrétariat Social Securex - Legal 11/23/2017