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La géolocalisation au sein de la construction : un aperçu

07/12/2018

Guy est entrepreneur dans la construction. Il aimerait installer un software de géolocalisation dans les véhicules de société, car il n'y voit que des avantages.

Ce système assure en effet un calcul automatique des kilomètres sur la base des distances parcourues réellement. La distance entre le domicile et les lieux de ramassage peuvent être pris en compte également.  L'indemnité de mobilité peut aussi être liée à pareil système. Enfin, le nombre d'heures prestées peut être déduit du software.

Mais attention, ce n’est pas aussi simple, Guy devra - et vous aussi, si vous envisagez de mettre en place un 'track-and-trace' - garantir une protection suffisante de la vie privée du travailleur.

Utilisez notre schéma !

Le schéma suivant vous aidera à mettre en place un système de géolocalisation dans votre entreprise ou à vous assurer que vous respectez l’ensemble des dispositions de la réglementation belge actuelle en matière de protection de la vie privée, ainsi que celles du Règlement général sur la protection des données (ci-après, le RGPD).

 

Directives actuelles

Impact du RGPD

À QUELLES CONDITIONS un employeur peut-il introduire un système de géolocalisation ?

 

Légalement, l’employeur est autorisé à installer un système de géolocalisation pour défendre ses propres intérêts légitimes ou ceux des tiers à qui les données sont communiquées.

Le système de géolocalisation peut être installé uniquement si le travailleur concerné a donné son consentement explicite et informé à cet effet.

Ce consentement est régi de manière encore plus stricte par le RGPD.

Le consentement doit en effet être informé, univoque, libre, spécifique et personnel. L’intervention active d’un travailleur informé, telle qu’une signature, est donc requise pour que le consentement soit valable.

Donner son consentement dans le cadre de la relation de travail est difficile. Les instruments de concertation et de négociation collectives peuvent servir à rééquilibrer cette relation inégale.

L’employeur est, quant à lui, tenu de communiquer préalablement les informations suivantes :

  • l’identité du travailleur contrôlé ;
  • l’étendue du contrôle ;
  • la nature des abus pouvant donner lieu au contrôle ;
  • la durée des contrôles ;
  • la procédure qui sera suivie après le contrôle ;
  • les finalités du contrôle.

Le RGPD y ajoute d’autres informations à communiquer également :

  • le fondement légal qui sous-tend le traitement des données ;
  • les données traitées ;
  • l’envoi éventuel des données en dehors de l’UE ;
  • les droits du travailleur : e.a. le droit d’accès, le droit de déposer une plainte auprès de la police, le droit de limiter le traitement des données…

FINALITÉ de la géolocalisation

La commission pour la protection de la vie privée admet les finalités suivantes comme légitimes

  •  la sécurité du travailleur ;
  • la protection du véhicule de service ;
  • la satisfaction des besoins professionnels de transport et de logistique ;
  • la surveillance du personnel en vue de contrôler l’utilisation professionnelle du véhicule de service et la bonne exécution du régime de travail.

PROPORTIONNALITÉ

La géolocalisation ne peut être excessive au regard de la finalité poursuivie

Toute ingérence dans la vie privée du travailleur doit être pertinente et réduite à un minimum !

Géolocalisation interrompue :

Un contrôle permanent et systématique est en principe disproportionné Dans le cadre de la gestion des déplacements professionnels des travailleurs, il est éventuellement permis de procéder à des contrôles tout au long de la journée de travail, sans que ce contrôle puisse être continu[1].

Un contrôle ciblé du travailleur n’est possible qu’en présence d’indices laissant présumer un abus de la part du travailleur. Tout contrôle en dehors des heures de travail est évidemment proscrit !

Recherche d’alternatives :

L’employeur doit vérifier si la finalité poursuivie ne peut être atteinte d’une autre manière, moins intrusive.

TRANSPARENCE

Procédure d’information

Les organes de concertation doivent être informés et marquer leur accord préalablement à la géolocalisation et lors de sa mise en place.

DOCUMENTATION

Pas nouveau, mais différent

Les règles et modalités doivent être mentionnées dans un règlement spécifique qui peut être annexé au règlement de travail ou à la car policy.

 

La déclaration à la commission 'vie privée' est remplacée par la consignation des traitements dans un registre de données.

Nouvelle obligation dans le cadre du RGPD : effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données (DPIA) en cas de recours à la géolocalisation

Il est recommandé d’effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données ("Data protection impact assessment", ci-après DPIA) dès lors que le recours à la géolocalisation répond à deux des neuf critères identifiés par le Groupe de travail article 29 :

  • données concernant des personnes vulnérables, en l’occurrence les travailleurs ; et
  • utilisation ou application innovante de nouvelles solutions technologiques ou organisationnelles.

L’Autorité de protection des données considère en outre qu’une DPIA est requise lorsqu’il est question d’un traitement à grande échelle et/ou systématique de données de téléphonie, d’Internet ou d’autres données de communication, de métadonnées ou de données de localisation de personnes physiques ou permettant de mener à des personnes physiques (par exemple, le wifi-tracking ou le traitement de données de localisation de voyageurs dans les transports publics) lorsque le traitement n’est pas strictement nécessaire pour un service demandé par la personne concernée.

L’employeur effectuera une telle DPIA et décidera des mesures techniques appropriées à mettre en œuvre. Cette DPIA constitue un document justificatif destiné à prouver à l’Autorité de protection des données qu’une analyse des risques a bien été réalisée.

Une consultation préalable de l’Autorité de protection des données n’est obligatoire que lorsqu’un risque élevé pour la personne concernée subsiste malgré la mise en œuvre des mesures en question.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre fiche sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion du personnel, et plus précisément sous la question "Quand l’employeur doit-il effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données ?", sur le site de l’Autorité de protection des données ou dans la recommandation de l’Autorité de protection des données concernant cette analyse.

Utilisez les outils Securex !

Securex vous propose un outil afin de définir clairement et explicitement la (les) finalité(s) poursuivie(s) dans votre entreprise, à savoir un règlement relatif à la géolocalisation que vous pouvez annexer à votre règlement de travail ou à votre car policy. Si vous disposez déjà d’un tel règlement, votre Legal advisor peut s’assurer qu’il est conforme aux dispositions légales.

Nous avons également élaboré pour vous un modèle de politique de confidentialité qui vous permettra de satisfaire d’emblée et totalement à votre obligation d’information. Celui-ci est disponible sur notre e-Shop. Vous recevrez en plus un registre de données gratuit qui vous permettra de faire d’une pierre deux coups et de satisfaire également à votre obligation générale de documentation !

 


[1] La solution idéale serait être que le travailleur puisse activer et désactiver le système selon les besoins de sa localisation (par exemple, à l’arrivée et au départ de chaque endroit où il doit se rendre). Le système doit dans tous les cas pouvoir être désactivé lorsque le véhicule est utilisé en dehors des heures de travail.

Secrétariat Social Securex - Legal 07/12/2018