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Engager des étudiants à moindres frais - Quelques FAQ

05/29/2019

Grâce à notre actualité "Vous voulez engager un étudiant à moindres frais ? Effectuez votre Dimona à temps !"  sur les cotisations réduites pour les étudiants, les règles applicables en matière de cotisations de solidarité pour les étudiants n’ont plus de secret pour vous. Passons encore en revue quelques questions récurrentes en la matière…

Quelles sont les heures à prendre en considération pour calculer les 475 heures ?

Pour le contingent de 475 heures, on tient compte uniquement des heures réellement prestées par l’étudiant. Les heures durant lesquelles l’étudiant ne fournit pas de prestations, mais pour lesquelles vous payez un salaire soumis à des cotisations de sécurité sociale (jours fériés ou jours de remplacement, petit chômage, repos compensatoire, jours de maladie pour lesquels un salaire garanti est dû...) ne sont donc pas comptées dans le contingent[1].

Une heure, mais combien de minutes ?

Le contingent de l’étudiant fonctionne uniquement avec des heures entières. Toute heure commencée compte donc pour 1 heure.

Qu'est-ce que la Dimona update ?

Une modification de la Dimona pour les étudiants est possible tant que la déclaration multifonctionnelle trimestrielle à l'ONSS (DmfA) n'a pas été effectuée. Vous avez tout intérêt à faire cette Dimona update car :

  • si moins d'heures sont prestées que celles qui ont été déclarées initialement, elle permet de libérer immédiatement les heures du contingent réservées 'en trop'. Celles-ci sont alors à nouveau disponibles pour réservation, pour vous ou un autre employeur ;
  • si plus d'heures sont prestées que celles qui ont été déclarées initialement, elle permet de réserver les heures prestées en plus et de bénéficier de l'assujettissement réduit. Si vous attendez de communiquer ces heures non prévues via la DmfA, vous ne commettez pas d'erreur mais le risque sera plus grand que ces heures soient déjà réservées par un autre employeur et ne soient donc plus disponibles. Vous ne pourrez alors pas bénéficier de l'assujettissement réduit.

Dans quels cas la DmfA modifie-t-elle encore les heures réservées par la Dimona ?

Dans certains cas, la DmfA peut encore modifier les heures réservées par la Dimona, c'est-à-dire adapter le contingent d'heures disponibles. Sachez que :

  • les heures que vous avez réservées en Dimona pour lesquelles vous avez reçu un message "ok" ne pourront jamais être régularisées ;
  • les heures non réservées en Dimona ou pour lesquelles vous avez reçu un avis de dépassement pourront encore être prélevées sur le contingent, si des heures sont encore disponibles au moment de la DmfA[2]. Dans ce cas, la DmfA aura donc pour effet de déduire des heures supplémentaires du contingent[3]. Attention ! Pareille déduction ne pourra jamais être opérée si aucune Dimona ou une Dimona tardive a été effectuée.
  • enfin, si moins d'heures sont prestées que déclaré initialement dans le Dimona, la DmfA aura pour effet de libérer ces heures. 

Qui paie la note en cas de régularisation ?

Il appartient à l'employeur de retenir à temps les cotisations de sécurité sociale sur la rémunération brute du travailleur. Si l'employeur retient les cotisations de solidarité plutôt que les cotisations ordinaires, il est tenu de régulariser la situation par la suite et de verser le complément tant en ce qui concerne les cotisations personnelles à charge de l'étudiant que les cotisations patronales. En aucun cas, l'ONSS ne pourra récupérer ces cotisations personnelles auprès de l'étudiant !

Qu'en est-il du jeune qui termine ses études ?

Le jeune qui termine ses études peut encore bénéficier du non-assujettissement pendant les vacances d'été, pour autant que le jeune ne soit pas inscrit comme demandeur d’emploi. En effet, l'ONSS considère que le jeune peut toujours décider de reprendre des études à la rentrée académique.

Si le jeune est engagé définitivement chez un employeur sous contrat de travail ou sous contrat d'apprentissage, ces heures de travail ne seront pas comptabilisées pour le calcul des 475 heures de l’année civile en cours.

Cette position suppose toutefois qu’il s’agisse de deux engagements clairement distincts (donc pour des fonctions distinctes) et que l’engagement en qualité d’étudiant ne soit, par conséquent, pas un tremplin ni une "clause d’essai déguisée" pour le contrat à durée indéterminée ou le contrat d'apprentissage.

 


[1] Par contre, le salaire pour ces heures doit bien entendu être mentionné dans la DmfA.

[2] A défaut d'heures disponibles, les heures seront régularisées, c'est-à-dire assujetties normalement à la sécurité sociale.

[3] Attention, ces heures supplémentaires, qui n'avaient à l'origine pas été réservées, pourront encore être régularisées en fin d'année s'il s'avère qu'il y a plus de 475 heures de travail étudiant.

Secrétariat Social Securex - Legal 05/29/2019