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Avez-vous fait le nécessaire suite à l’arrivée du RGPD ?

05/31/2019

Le Règlement général sur la protection des données (ci-après, le RGPD) est entré en vigueur dans toute l’Union européenne, et donc également en Belgique, le 25 mai 2018.

Comme nous vous l'avons expliqué la semaine passée, cette réglementation est également importante pour vous, étant donné qu’une partie importante des données que vous traitez concernant vos travailleurs relève de la définition des données à caractère personnel, et donc du RGPD.  

Vos obligations

Le durcissement du RGPD à l’égard de vos obligations s’exprime clairement dans l’obligation d’information et de documentation qui vous incombe. Vous êtes en effet obligé de réfléchir à la manière dont vous collectez et protégez les données à caractère personnel.

Informations sur le mode de traitement

Vu l’obligation d’information qui vous incombe, vous devez en effet fournir au travailleur des informations spécifiques concernant le traitement de ses données à caractère personnel.

Le travailleur doit savoir :

  • quelles données à caractère personnel le concernant font l’objet d’un traitement et quelle est la finalité de ce traitement ;
  • d’où ces données proviennent : du travailleur lui-même ou d’autres sources ;
  • qui sera autorisé à les consulter ;
  • pendant combien de temps elles seront conservées ;
  • si elles sont amenées à être envoyées en dehors de l’UE et, si oui, quels sont ses droits ;
  • qui il peut contacter concernant le traitement de ses données ;
  • de quels droits il dispose pour pouvoir contrôler le traitement de ses données ;
  • … 

Vous devez communiquer ces informations à votre travailleur chaque fois que vous collectez des données à caractère personnel le concernant, sauf si le travailleur dispose déjà de ces informations.

Informations sur les droits du travailleur

Par ailleurs, le RGPD vise à augmenter la transparence sur le traitement des données à caractère personnel pour les intéressés eux-mêmes. Un travailleur doit donc savoir ce qu’il advient de ses données à caractère personnel, et la mesure dans laquelle elles sont protégées. Dès lors, il doit non seulement être informé du traitement des données à caractère personnel, mais doit aussi savoir qu’il dispose d’un droit d’accès aux données pour pouvoir éventuellement les corriger, les faire supprimer, les limiter ou introduire une plainte.

Comment appliquer le RGPD dans l’entreprise avec l’aide de Securex ?

Vous pouvez introduire une politique de confidentialité pour les travailleurs occupés au sein de votre entreprise. Une politique de confidentialité énumère les droits du travailleur et l’informe également du traitement des données à caractère personnel le concernant. Une politique de confidentialité dans laquelle toutes ces informations sont clairement exposées vous permet en principe de satisfaire à votre obligation d’information pour toute la durée du contrat de travail avec le travailleur. Dans ce cas, chaque traitement de données à caractère personnel ne doit pas faire l’objet d’un document distinct.

Securex met à votre disposition un modèle de politique de confidentialité. Vous recevez en plus un registre de données gratuit qui vous permet de faire d’une pierre deux coups, et de satisfaire également à votre obligation générale de documentation !

Par ailleurs, Securex a adapté des politiques spécifiques, comme le règlement relatif à la surveillance par caméras, le règlement relatif à la géolocalisation et le règlement relatif à l’utilisation d’Internet, pour qu’elles répondent à vos obligations. Elles vous aideront à fixer clairement et expressément le ou les objectifs visés. Si vous disposez déjà de tels règlements, votre Legal Advisor peut vérifier si vous respectez les dispositions légales.

Tous ces documents sont disponibles sur l’e-shop ou directement auprès de votre Legal advisor.

Secrétariat Social Securex - Legal 05/31/2019