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Engager un étudiant à moindres frais ? N’oubliez pas d’effectuer votre Dimona à temps !

29/06/2020

Vous désirez occuper un étudiant cet été ? Alors il est temps de vérifier s'il vous faudra verser les cotisations de sécurité sociale ordinaires pour cet étudiant ou si, au contraire, vous pourrez bénéficier du régime des cotisations réduites (cotisations de solidarité).

Dans le cadre de l'assujettissement réduit, un taux uniforme de 8,13 % est applicable, dont 5,42 %[1] seront à charge de l'employeur et 2,71 % à charge de l'étudiant.

Vérifiez les 4 conditions à remplir pour bénéficier des cotisations réduites

Pour pouvoir bénéficier du régime de cotisations réduites pour votre étudiant, un contingent de 475 heures par année calendrier et par étudiant ne peut en principe pas être dépassé. Ce contingent a toutefois été neutralisé pour ce qui concerne le 2e trimestre de 2020[2].

Suite à la crise du coronavirus, il a en effet été décidé de ne pas prendre en compte les heures que les étudiants presteront du 1er avril au 30 juin 2020 dans ces 475 heures. Cela signifie qu’en 2020, les étudiants pourront prester plus de 475 heures avec des cotisations sociales réduites.

Qu'en est-il en matière fiscale ?

En général, aucun précompte professionnel n'est dû sur les 475 premières heures de travail d'étudiant par année civile qui ne sont pas soumises aux cotisations normales de l'ONSS.

Les règles relatives à la retenue du précompte professionnel sur les rémunérations ont maintenant également été adaptées de telle sorte que les heures de travail des étudiants effectuées au cours du deuxième trimestre de 2020 (exonérées des cotisations de sécurité sociale ordinaires) ne sont pas prises en compte pour déterminer si ces 475 heures sont atteintes. Par conséquent, aucune retenue de précompte professionnel n'est due sur la rémunération de ces heures de travail d'étudiant exonérées.

3 autres conditions

Ne perdez toutefois pas de vue que 3 autres conditions doivent par ailleurs être remplies :

  • un contrat de travail étudiant écrit (d’une période de maximum 12 mois ininterrompus) doit être conclu ;
  • les prestations de l’étudiant doivent avoir lieu pendant les périodes de présence non-obligatoire aux cours ;
  • enfin, l'occupation de l'étudiant doit faire l'objet d'une déclaration Dimona au plus tard le jour du début des prestations[3]. Si une Dimona tardive est effectuée, les heures prestées seront considérées comme ayant été prestées hors contingent, et assujetties aux cotisations ordinaires de sécurité sociale[4] ! En d'autres mots, une Dimona dans les temps vous permet de réserver les heures de travail étudiant.

Quelques exemples

L’ONSS précise dans ses Instructions administratives que les étudiants pour lesquels les 475 heures étaient déjà réservées pour 2020 peuvent quand même encore être occupés sous cotisations de solidarité après avoir effectué une Dimona 'STU'. Pour les étudiants pour lesquels une réservation s'était déjà effectuée pour le 2e trimestre 2020, ces heures pourront être neutralisées et le contingent pourra être adapté.

Voici quelques exemples pour y voir plus clair :

  • l’employeur a réservé 475 heures pour les 3e et 4e trimestres de 2020. En principe, plus aucune prestation n’est possible dans le cadre de l’assujettissement réduit les autres trimestres. Etant donné qu’une neutralisation est prévue pour le 2e trimestre de 2020, l’étudiant pourra quand même être occupé sous cotisations de solidarité au cours de ce trimestre, moyennant une déclaration Dimona ‘STU’, même si cela signifie qu’il dépassera les 475 heures en 2020 ;
  • l’employeur a réservé 475 heures pour les 1er et 2e trimestres de 2020. 238 heures sont prestées au cours du 1er trimestre, et 237 heures au cours du 2e trimestre. Etant donné la neutralisation des heures au 2e trimestre, celles-ci ne seront pas comptabilisées. Un solde de 237 heures peut donc encore être presté les 3e et 4e trimestres de 2020.

Vérifiez combien de jours votre étudiant a déjà presté

Vous avez la possibilité de vérifier le quota de jours restants pour l'année calendrier via l'application student@work, ce qui vous permet de ne pas attendre de déclarer l'étudiant à la Dimona pour savoir si le nombre maximum d'heures autorisé est dépassé[5] !

A votre demande, votre étudiant peut vous fournir une attestation vous permettant de connaître son solde d'heures. Cette attestation contient un code d'accès à l'application, qui vous donne une vue sur la situation la plus récente de l’étudiant en termes d'heures prestées (ce code a une durée de validité limitée). L'étudiant peut consulter facilement son quota en téléchargeant gratuitement l'application student@work.

Sachez ce qui se passe en cas de dépassement des 475 heures

Seules les heures qui dépassent le contingent sont soumises aux cotisations sociales ordinaires et au précompte professionnel. Même si l’employeur déclare un étudiant pour un plus grand nombre d’heures dans la DmfA, les 475 premières heures restent soumises aux cotisations réduites.

Il n'y a donc pas lieu de faire une distinction entre le dépassement du contingent chez un même employeur et chez plusieurs employeurs.

Que se passe-t-il si la déclaration Dimona est effectuée trop tard ?

Cette règle est très importante ! Si la déclaration est introduite trop tard, toutes les heures planifiées seront en effet réputées prestées en dehors du contingent, de sorte que les cotisations normales seront dues.

Exemple

Un employeur de la commission paritaire 201.000 conclut un contrat d’occupation d’étudiant du 1er au 31 juillet 2020. La déclaration Dimona doit être introduite au plus tard le 1er juillet.

La rémunération est fixée à 10,00 euros brut par heure. L’étudiant prestera 16h par semaine (les mercredis et samedis), soit 72h pour tous le mois. Sa rémunération brute totale sera alors de 720 euros (72h x 10 euros)

Si l’employeur fait, au 1er juillet, une déclaration pour le 3e trimestre 2020, toutes ces heures seront réservées et pourront être prestées à un taux de cotisations réduit. Le calcul des cotisations ONSS sera comme suit :

  • Cotisations patronales = 720 euros * 5,42% = 39,02 euros
  • Cotisations personnelles = 720 euros * 2,71% = 19,51 euros

Si l’employeur introduit toutefois la déclaration le 2 juillet, il s’agira d’une déclaration tardive. Dans ce cas, les heures seront donc toutes considérées comme prestées en dehors du contingent et seront soumises à des cotisations ordinaires.

Le calcul des cotisations ONSS sera alors comme suit :

  • Cotisations patronales = 720 euros * 27,18% = 195,70 euros
  • Cotisations personnelles = 720 euros * 13,07% = 94,10 euros 

Plus d’info ?

Vous trouvez une information complète sur les règles du jeu pour l’application des cotisations réduites dans notre fiche sur le travail des étudiants.

 


 

[1] Il faut également compter 0,01 % de cotisation patronale pour le Fonds amiante.

[2] Arrêté de pouvoirs spéciaux n° 14 pris en exécution de l'article 5, § 1, 5°, de la loi du 27 mars 2020 accordant des pouvoirs au Roi afin de prendre des mesures dans la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (II) visant à garantir la bonne organisation du travail dans les secteurs critiques du 27 avril 2020, MB du 28 avril 2020 (deuxième édition).

[3] Il s'agit d'une Dimona de type 'STU', qui doit être effectuée par trimestre. Il y a donc autant de Dimona que de trimestres couverts par le contrat d'occupation d'étudiant.

[4] Aucune rectification n'est possible pour une Dimona tardive.

[5] Vous recevez en effet une notification de dépassement s'il n'y a plus d'heures disponibles.

 

Secrétariat Social Securex - Legal 29-06-2020