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Vous souhaitez occuper un étudiant pendant les vacances de Pâques ? Petit rappel !

03/19/2019

Les vacances de Pâques approchent à grands pas. Vous souhaitez peut-être engager un étudiant durant cette période. Nous vous rappelons les règles à suivre.

Des cotisations de sécurité sociale réduites

Afin de bénéficier de l’exemption de cotisations de sécurité sociale ordinaires et de n’être soumis qu’à une cotisation de solidarité[1], les conditions suivantes doivent être respectées :

  • L’étudiant doit être occupé dans les liens d’un contrat de travail d’occupation étudiant écrit[2] ;
  • L’étudiant peut avoir presté au maximum 475 heures de travail (chez vous ou chez un autre employeur) sur l’année civile. Attention :
    • Chaque heure commencée compte pour une heure entière ;
    • La déclaration Dimona doit avoir lieu au plus tard le jour du début des prestations.
    • En cas de Dimona tardive, l’ONSS sanctionne l’employeur et toutes les heures sont soumises aux cotisations sociales ordinaires !
  • L’étudiant doit être occupé en dehors des heures de présence obligatoire au sein de l'établissement d'enseignement.

Dès que l'une de ces conditions n'est pas remplie, des cotisations de sécurité sociale ordinaires sont dues sur la rémunération de l'étudiant.

Une occupation de plus de 475 heures est toutefois autorisée si elle est correctement renseignée dans la Dmfa. L'occupation du travail étudiant suivra alors les règles de l'assujettissement ordinaire pour la période dépassant le contingent de 475 heures .

Comment contrôler le nombre d'heures déjà prestées ?

L’employeur doit introduire une Dimona spécifique. Celle-ci ne se limite pas à mentionner les dates d'entrée et de sortie de l'étudiant, puisqu'elle mentionne également le nombre d'heures prestées par trimestre. Concrètement :

  • lorsque vous effectuerez une Dimona pour l'étudiant, vous êtes automatiquement informé lorsque le quota de heures est dépassé ;
  • l'étudiant pourra également consulter son solde de jours via l'application Student@work qui peut être téléchargée gratuitement par l'étudiant sur son smartphone.

Pour éviter que le contrat de travail ne soit déjà conclu au moment où vous constatez le dépassement de quota, vous pourrez demander à votre étudiant de vous fournir une attestation mentionnant le solde de son quota, voire son code d'accès, s'il marque son accord. Ce code a une durée de validité limitée.

Réservez par ailleurs votre quota d’heures le plus rapidement possible, en effectuant la Dimona dès la conclusion du contrat (et au plus tard au début de son exécution !). Ceci permet d'éviter qu'un autre employeur utilise le contingent avant même le début de l'exécution de ce contrat.

Rester fiscalement à charge des parents

Pour rester fiscalement à charge de ses parents, l’étudiant doit remplir 3 conditions :

  • il doit faire partie du ménage de ses parents au 1er janvier de l’exercice d’imposition (2019) ;
  • les rémunérations perçues par l’étudiant ne peuvent pas constituer des frais professionnels dans le chef de ses parents ;
  • ses ressources nettes ne peuvent pas dépasser un certain montant. Consultez notre fiscoliste 2019.

Précompte professionnel et impôt final

En matière de travail des étudiants, il y a également lieu de se demander si l’étudiant doit payer des impôts/du précompte professionnel et si oui, dans quelle mesure. En principe, toute rémunération payée ou attribuée fait obligatoirement l'objet d'une retenue de précompte professionnel.

Par dérogation à cette règle, aucun précompte professionnel n'est dû sur les rémunérations payées ou attribuées aux étudiants engagés dans le cadre d'un contrat d'occupation d'étudiant écrit, pour une durée qui n'excède pas 475 heures de travail au cours de l’année calendrier. Concrètement, il n'y aura aucun précompte professionnel dû lorsqu'aucune cotisation de sécurité sociale ordinaire ne doit être versée. Si les revenus de l’étudiant dépassent la quotité exemptée, il sera personnellement redevable de l’impôt des personnes physiques sur la base des barèmes fiscaux ordinaires.

Dans tous les cas, l’étudiant devra compléter une déclaration d’impôt.

Paiement uniquement par virement

Nous attirons aussi votre attention sur le fait que la rémunération ne peut plus être payée en cash, mais uniquement par virement. Demandez donc le numéro de compte de votre étudiant.

Vous cherchez un modèle de contrat d’occupation d’étudiant ?

Alors vous frappez à la bonne porte ! Pour vous procurer un contrat-type d’occupation d’étudiant, téléchargez gratuitement notre modèle sous la rubrique Social > Documents types > Modèles de contrats > Contrat de travail d’étudiant.

 


[1] 5,42 % à charge de l’employeur et 2,71 % à charge de l’étudiant. 0,01 % de cotisation patronale pour le Fonds amiante doit également être compté.

[2] Les 3 premiers jours de travail du contrat d'occupation d'étudiant sont automatiquement considérés comme période d'essai. Il n'est donc pas nécessaire de mentionner cette période d'essai de 3 jours par écrit au contrat de travail. Elle est en effet prévue par la loi. Ce contrat ne peut dépasser 12 mois ininterrompus. Pour en savoir davantage sur le contrat d’occupation d’étudiant, consultez notre fiche "Etudiants - 1. Contrat d’occupation d’étudiant" (sous Social > Dossiers > Contrats - Clauses).

Secrétariat Social Securex - Legal 03/19/2019